Responsable de Site

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Insitu Business Centre recherche un(e) « Responsable de Site».

 

MISSION PRINCIPALE :

Assurer la gestion de clients, bâtiments (logistique), équipe d’accueil et intervenants externes afin d’optimiser le bon fonctionnement du site.

ATTRIBUTIONS :

  • Encadrement et management d’une équipe
  • Gestion et organisation du bon fonctionnement du site : entretien, maintenance etc.
  • Gestion des différents contrats de maintenance.
  • Interface avec les différents fournisseurs et prestataires et suivi de la bonne réalisation de leur prestation
  • Gestion des prestations de services pour le compte des clients contractuels (salle de réunion, parking, service administratif etc…)
  • Missions de conciergerie et interface avec prestataires
  • Gestion des accords de services en accord avec les différentes demandes de prestation des clients
  • Participation à la réflexion avec la Direction Générale sur la mise en place de nouveaux outils et process qualitatifs et organisationnels
  • Développement du CA relatif à l’ensemble des prestations de services proposées
  • Interface avec les clients et mise en place de bilans personnalisés
  • Gestion des différents devis prestataires et fournisseurs
  • Suivi des différents travaux et modification d’aménagement
  • Interface avec prestataire Insitu infrastructures informatiques
  • Interface avec prestataire Insitu applications métier
  • Accueil physique et téléphonique
  • Gestion des salles de réunion et organisation des lunchs
  • Gestion des bilans de fin de mois et reporting quotidien des différentes actions engagées
  • Participation aux réunions de la Direction générale et Direction d’Exploitation
  • Suivi administratif des différentes missions et la mise à jour des bases de données informatiques

RELATIONS PROFESSIONNELLES FRÉQUENTES :

  • Champ relationnel interne : tous les départements / services internes.

Rend compte à la Direction Opérationnelle et Relation Clients

  • Champ relationnel externe : clients d’InSitu, prestataires, sous-traitants, livreurs.

EXPÉRIENCES PROFESSIONNELLES :

  • Assistant(e) adminitratif (ve)
  • Chargé(e) d’accueil
  • Responsable de centre de profit
  • Responsable commercial
  • Chef de secteur

COMPÉTENCES :

Savoir-faire :

  • Gestion des priorités
  • Polyvalence
  • Gérer et animer une équipe le cas échéant
  • Organiser le travail au sein de son service
  • Déléguer
  • Conduire une réunion
  • Accompagner le changement
  • Maîtriser une ou plusieurs langues étrangères, et a minima l’anglais

Savoir-être :

  • Autonomie
  • Force de proposition
  • Esprit de décision
  • Sens du dialogue
  • Sens de la pédagogie
  •  Qualités d’écoute
  • Réactif
  • Méthodique
  • Rigoureux
  • Sens du travail en équipe
  • Savoir s’adapter aux délais et aux situations de forte pression
  • Implication et volonté de contribuer aux bons résultats
  • Prise d’initiative / proactivité
  • Sens du dialogue / diplomatie
  • Disponibilité
  • Discrétion

CONNAISSANCES :

  • Méthodes de management
  • Maîtrise des outils informatiques

 

Merci d’envoyer vos candidature à sylvie.canas@insitu-groupe.com

Comptable référent

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Insitu Groupe recherche un(e) « Comptable référent».

 

MISSION PRINCIPALE :

Assurer le suivi comptable de l’activité de l’entreprise.

En qualité de Référent, être une ressource sur les procédures et l’exécution comptable.

Participer activement à l’harmonisation des pratiques

Assurer des missions transversales

ATTRIBUTIONS :

  • tenir la comptabilité de plusieurs filiales :
  • passation des écritures comptables,
  • reporting,
  • facturation fournisseur et pointage
  •  suivi des comptabilités fournisseurs, clients,
  • gestion des soldes bancaires journaliers
  • rapprochement bancaire,
  • déclaration de TVA,
  • pointage des comptes,
  • gestion des comptes tiers,
  • passage des écritures de paie,
  • suivi de trésorerie,
  • remise de chèques
  • mise en place de procédures
  •  vérifier les données comptables et superviser la tenue courante des comptes en comptabilité générale et analytique dans le respect des règles comptables.
  • animation / accompagnement des collaborateurs du service
  • appliquer les règles internes au Groupe
  • relation avec les Commissaires aux Comptes

RELATIONS PROFESSIONNELLES FRÉQUENTES :

  • Champ relationnel interne : tous les départements / services internes.

Rend compte à la Direction Administrative et Financière ainsi qu’à la Direction Générale

  • Champ relationnel externe : clients d’InSitu, prestataires, administrations, commissaires aux comptes, établissements bancaires

EXPERIENCES PROFESSIONNELLES :

Expérience en comptabilité générale, analytique

COMPETENCES :

Savoir-faire :

  • Maîtrise des logiciels informatiques de bureautique et de traitement comptable et fiscal (SAGE100).
  • Bonne connaissance des normes juridiques, fiscales et comptables.
  • Excellente connaissance de l’entreprise et de sa stratégie.
  • Maîtrise de l’anglais

Savoir-être :

  • Autonome et capable de communiquer à l’écrit et à l’oral pour recueillir les informations nécessaires et conseiller, il a un bon esprit de synthèse pour être en capacité de dégager les éléments utiles au gestionnaire.
  • Au moment de la clôture des comptes annuels, le comptable peut être amené à travailler sous pression, il doit donc savoir gérer son stress.
  • Sens de l’organisation
  • Réactivité
  • Méthode
  • Rigueur
  • Sens du travail en équipe
  • Implication et volonté de contribuer aux bons résultats
  • Prise d’initiative / proactivité
  • Sens du service
  • Disponibilité
  • Discrétion

CONNAISSANCES :

Langues et cultures étrangères

 

Merci d’envoyer vos candidature à sylvie.canas@insitu-groupe.com

Chargé(e) d’Accueil – Assistant(e) Administratif(ve)

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Insitu Business Centre recherche un(e) « Chargé(e) d’Accueil – Assistant(e) Administratif(ve)».

Statut/grade :

  • Employé

Mission Principale :

  • Assurer et coordonner l’accueil et l’orientation des usagers et clients vers l’ensemble des services au sein des différents sites.

Attributions :

  • Recevoir et orienter les visiteurs de façon adéquate, en français et en anglais
  • Assurer la réception et la transmission des appels et messages téléphoniques
  • Contrôler l’accès et la circulation des personnes
  • Gérer la mise à disposition des badges
  • Tenir un registre de fréquentation des locaux
  • Rechercher et mettre à disposition du public les informations en lien avec la vie des sites et de la collectivité
  • Travaux administratifs
  • Gestion des salles de réunion et organisation des lunchs
  • Supervisions du bon état général du site et du fonctionnement des équipements
  • Gestion des accords de service liés aux demandes de prestations de nos clients
  • Procéder à l’affichage des informations et de la documentation
  • Assurer la signalétique relative aux réunions et manifestations organisées sur le site
  • Traiter le courrier (réception, affranchissement, envoi, distribution)

Relations professionnelles fréquentes :

  • Champ relationnel interne : tous les départements / services internes. Rend compte au responsable du site et à la Direction d’Exploitation et du Développement
  • Champ relationnel externe : clients d’InSitu, prestataires, sous-traitants, livreurs.

Expériences professionnelles :

  • Chargé d’accueil en hôtellerie ou résidence d’affaire
  • Hôtellerie de luxe

Compétences :

Savoir-faire :

  • Maîtriser une ou plusieurs langues étrangères, et a minima l’anglais
  • Maîtriser les outils informatiques

Savoir-être :

  • Excellente présentation et expression orale
  • Sourire
  • Sens de l’organisation
  • Réactivité
  • Méthode
  • Rigueur
  • Sens du travail en équipe
  • Implication et volonté de contribuer aux bons résultats
  • Prise d’initiative / proactivité
  • Sens du dialogue / diplomatie
  • Disponibilité
  • Discrétion

Connaissances :

  • Langues et cultures étrangères

Candidatures :

Merci d’envoyer votre CV + Lettre de motivation à natalia.teruel@insitu-groupe.com