Type de contrat : CDI Cadre 
Lieu : Toulouse
Salaire : Selon profil

À propos d’INSITU Groupe

Depuis près de 30 ans, INSITU façonne le bureau opéré en France avec une approche alliant excellence, flexibilité et services intégrés. Plus qu’un simple gestionnaire d’espaces, INSITU crée des environnements de travail innovants, inspirants et adaptés aux nouveaux usages, où chaque détail compte. Inspiré par les codes de l’hôtellerie de luxe, le Groupe accompagne ses clients de la conception à la gestion quotidienne de leurs bureaux, en offrant des solutions sur-mesure clefs en main favorisant bien-être, performance et engagement.

INSITU Groupe, c’est 3 activités :

• INSITU Work & Space : gestion des espaces de travail
• INSITU Work & Design : design & aménagements des espaces de travail et des lieux de vie
• INSITU Work & Food : restauration et gastronomie d’entreprise

Entreprise familiale fondée en 1997 à Toulouse, INSITU s’érige en pionnière sur le marché du bureau opéré haut et très haut de gamme.

Rattachement

Vous êtes rattaché(e) au Président Fondateur / Direction Générale.

Mission Principale

Assurer la gestion administrative et opérationnelle des ressources humaines au quotidien.
Garantir la conformité légale des procédures, fluidifier le dialogue social et piloter le cycle de vie des collaborateurs (de l’embauche au départ) en étroite collaboration avec le cabinet RH externe. Dans cette configuration, le rôle est pivot.
Vous êtes l’interface directe entre le terrain (salariés), la direction (Président) et l’expertise technique et juridique externe (Cabinet RH).

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Activités du poste

Gestion de l’Administration du Personnel (Entrées/Sorties)

•Recrutement & Intégration : Rédaction des annonces, tri des CV, conduite des entretiens de premier niveau.

•Contractualisation : Supervise la rédaction des contrats de travail et des avenants, tout en assurant la réalisation des formalités obligatoires (DUE/DPAE). Interface privilégiée avec le cabinet externe pour coordonner l’ensemble des flux d’informations RH.

•Onboarding : Organisation de la formation des nouveaux entrants (parcours d’accueil, présentation de la culture d’entreprise, outils de travail, carte Swile, mutuelle).

•Prépare les éléments pour embauche des salariés

•Gère les dossiers administratifs des salariés entrants ou sortants

•Planifie les visites médicales des salariés

•Assure la gestion administrative de la mutuelle et de la prévoyance

•Offboarding : Gestion administrative des départs (soldes de tout compte, certificats de travail, entretiens de sortie) en collaboration avec le service comptabilité.

Gestion de la Paie et des Temps – Formation

•Préparation de la paie : Collecte et transmission des variables (primes, heures supplémentaires, absences) au cabinet RH distant. Dépose feuilles de paie dans coffre-fort sécurisé.

•Contrôle : Vérification des bulletins de paie

•Congés : Suivi et validation des compteurs de congés payés, RTT et autres absences via l’outil interne EURECIA

•Formation : Gestion et suivi administratif. Organisation des sessions et convocation du personnel. Demande de prise en charge des formations auprès des OPCO

Gestion Juridique et Sociale

•Discipline et Litiges : Participe au suivi des contentieux RH et suivi des dossiers

•Ruptures de contrat : Pilotage des procédures de licenciement ou ruptures conventionnelles, en sécurisant le cadre juridique avec le cabinet conseil.

•Relations Individuelles : Être l’interlocuteur privilégié des salariés pour toutes leurs questions (droit du travail, mutuelle, prévoyance)

•Diffuse les informations sur les évolutions réglementaires RH si nécessaire

•Responsable de l’affichage (mise en œuvre et suivi) sur les panneaux de communication

•Mise à jour fiches de poste, entretien annuel et professionnel, dossiers du personnel

•Aider à la préparation des élections des représentants du personnel

Pilotage et Coordination

•Interface Cabinet RH : Assurer le lien technique quotidien avec le cabinet externe (externalisation de la paie/conseil juridique).

•Validation Direction : Reporting régulier au Président et soumission des décisions stratégiques ou budgétaires à sa validation.

•Mise en place d’indicateurs de performance RH : Analyse et reporting (turnover, absentéisme, coûts de recrutement…)

•Gestion des talents : Fidélisation, motivation, gestion des carrières

•Marque employeur : Valorisation de l’image de l’entreprise pour attirer et retenir les talents

Profil recherché

Au moins 8 ans d’expérience sur un poste similaire

Savoir-faire :

•Maîtrise du Droit du Travail : Solides connaissances des procédures législatives (ruptures, contrats)

•Maîtrise du process et techniques de recrutement

•Techniques de Paie : Compréhension des mécanismes de calcul (cotisations, plafonds)

•Outils Informatiques : Maîtrise d’un SIRH, Eurécia de préférence et du Pack Office)

•Veille juridique et sociale

Savoir-être :

•Diplomatie & Écoute : Capacité à gérer des situations humaines complexes.

•Rigueur et méthode

•Confidentialité : Discrétion absolue sur les données personnelles et les décisions de direction.

•Autonomie : Capacité à avancer seule sur les dossiers tout en sachant solliciter le cabinet externe au bon moment.

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